|
Selección
y Análisis de Problemas
|
|
|
|
En la mayoría de las organizaciones,
el personal tiene intereses y puntos de vista diferentes que dependen
de su posición dentro de la organización, de su formación
profesional y de sus creencias personales. La mayor parte de los
temas claves relacionados con el análisis de problemas generan
conflictos, por lo que deben ser manejados de una manera que permita
el consenso de todas las partes en la decisión final. El
moderador de las reuniones puede manejar estos conflictos con provecho,
si:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Logra
ser visto en forma neutral e independiente (esta persona puede ser
externo a la organización).
|
|
|
|
|
|
Plantea
claramente a todos los participantes que los desacuerdos pueden
ser una parte esencial y productiva del proceso de planeación,
ya que aseguran que los temas en cuestión sean considerados
y tratados desde todos los puntos de vista posibles. La persona
que dirige al grupo (el líder de la reunión) debe
explicitar que los desacuerdos son positivos mientras no degeneren
en ataques personales.
|
|
|
|
|
|
En
las reuniones establece procedimientos para que los participantes
se escuchen unos a otros y den la debida consideración y
atención a las ideas de los demás. Es importante ser
totalmente honestos cuando se consignen las fortalezas y debilidades
de la organización de la que somos parte.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Con la finalidad de facilitar el
análisis de fortalezas y debilidades, oportunidades y amenazas
emitidas por los integrantes del grupo, pueden incluirse en una
misma página. Esto se puede hacer de diferentes formas. Se
pueden poner los cuatro encabezamientos en la parte superior de
la página y preparar cuatro listas verticales. Es posible
obtener un mejor efecto dividiendo la página en cuatro rectángulos
y colocar en los de arriba las fortalezas y debilidades y abajo
las oportunidades y amenazas.
Si a través de la "lluvia de ideas" se
han generado un número importante de problemas, la dificultad
a la que se puede enfrentar el moderador en una reunión
de trabajo será la forma de seleccionar los más
significativos, por lo que nuestra propuesta es que solicite a
cada integrante del grupo que seleccione las 10 opciones que considere
más representativas de entre todas las listadas (sin ordenar).
Se asignarán puntos o marcas cada vez que el problema sea
seleccionado y se elegirán las 10 opciones con mayor número
de puntos o marcas.
Para ejemplificar supóngase que se han
consignado las siguientes opiniones sobre las debilidades de la
organización de los seis integrantes de un equipo de planeación,
las cuales han sido listadas por el moderador y seleccionadas
por cada uno de los integrantes del grupo marcándolas con
una cruz.
|
|
PROPUESTA
DE DEBILIDAD
|
Integrante
del Equipo No.
1 2 3 4 5 6
|
TOTAL
|
1. |
Ausencia de controles de calidad. |
X
|
|
|
X
|
X
|
X
|
4
|
2. |
Indefinición de las funciones de los empleados. |
X
|
X
|
X
|
|
|
X
|
4
|
3. |
Dependencia financiera de créditos bancarios. |
|
X
|
X
|
X
|
X
|
|
4
|
4. |
Proceso administrativos voluminosos no computarizados. |
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
6
|
5. |
Falta de planeación de los trabajos. |
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
6
|
6. |
Carencia de liderazgo directivo. |
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
|
5
|
7. |
Falta de integración de personas a planes y programas. |
X
|
|
X
|
X
|
|
X
|
4
|
8. |
Falta de compromiso de los empleados. |
|
|
X
|
X
|
X
|
|
3*
|
9. |
Falta de seguimiento de los programas y proyectos. |
|
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
5
|
10. |
Falta de soporte para la investigación y desarrollo. |
X
|
X
|
|
|
|
X
|
3*
|
11. |
Falta de modernización de planta y equipo. |
|
X
|
|
X
|
X
|
X
|
4
|
12. |
Indefinición de criterios de valoración del
rendimiento organizacional. |
X
|
|
X
|
|
|
X
|
3*
|
13. |
Falta de capacitación y desarrollo del personal. |
X
|
|
|
X
|
X
|
X
|
4
|
14. |
Instalaciones insuficientes para ampliaciones. |
X
|
X
|
X
|
|
|
|
3*
|
15. |
Falta rotación de personal. |
|
X
|
|
|
X
|
|
2*
|
|
|
*Propuestas pospuestas
para análisis posteriores.
La ausencia de controles de calidad por ejemplo, ha sido elegida por
los integrantes 1, 4, 5 y 6, dando un total de 4 marcas. En el caso referido,
para un análisis más profundo de los integrantes del equipo,
serán seleccionadas las propuestas No. 1 a la 7, 9, 11 y 13.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|